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Gestión Documental

Diputación de Málaga
Gestión Documental

El proyecto SIGDA (2000-     )

El Pleno de la Diputación Provincial celebrado el 22 de diciembre de 2000, aprobó la implantación de un sistema de gestión de documentos y archivos que denominamos [SIGDA].LG 8430 05 Escudo CArtel toros detalle

El proyecto SIGDA tenía como objetivo, racionalizar el tratamiento y la gestión de documentos a fin de implantar un sistema normativo y técnico y una red de archivos que facilitaran la gestión administrativa y garantizarán una correcta conservación de los documentos.
Los puntos a desarrollar del proyecto eran:

• Elaboración e implantación de un Cuadro de Clasificación de documentos
• Aprobación de Normas de Transferencia de documentos
• Normas de acceso y utilización
• Implantación de programa informático de gestión de archivos
• Formación directa y continua del personal
• Análisis y Definición de archivos administrativos
• Integración de aplicaciones  de gestión  electrónica de documentos
• Creación de la Comisión Calificadora de documentos
• Aprobación de tablas de evaluación
Como resultado de su aprobación durante estos años se han llevado a cabo las siguientes actuaciones:

Elaboración e implantación de un Cuadro de Clasificación de documentos.  Que ha sido implantado tanto en el Archivo General de ámbito intermedio e histórico, así como en 24  unidades administrativas  en las que se configuraron archivos administrativos desde donde se inició el proceso  de transferencia telemática de los registros descriptivos de los documentos y la generación de las correspondientes actas de entrega.

LG 8430 01 Escudo cartel toros detalla 2Aprobación de Normas de Transferencia  de documentos y  Normas de acceso y utilización que definían los servicios documentales que se prestaban así como el procedimiento a seguir.
Desarrollo del procedimiento de préstamo y reclamación de documentos

Implantación de programa informático de gestión de archivos. En 2003 se adquirió el sistema de gestión de archivos Albalá, lo que permitió comenzar a gestionar dentro del sistema las distintas normas y procesos.

Análisis y Definición de archivos administrativos. En aquel momento se procedió a crear en el sistema de gestión de archivos una red de ámbito de gestión con el objetivo que desde las unidades administrativas se comenzara a organizar y mantener archivados sus expedientes hasta el momento de la transferencia. Del total de unidades, se integraron 24.

Formación directa y continua del personal. Desarrollo de un plan individualizado de formación en la gestión del sistema en el puesto de trabajo del personal encargado del proceso de transferencia en cada unidad y/o archivo administrativo.

Creación de la Comisión Calificadora de documentos y aprobación de tablas de evaluación .-  La propuesta de crear una comisión propia en Diputación, no  se ha llevado a cabo pero no por ello el proceso de tramitación de expedientes de identificación y valoración sea visto paralizado.
El sistema cuenta hoy con 11 tablas de valoración aprobadas que se aplican sobre unas 35-40 series documentales ya que algunas tablas se aplican transversalmente.LG 8430 01 Escudo cartel toros detalle copia

A partir de 2007 el conjunto de normas dirigidas a la digitalización de las administraciones públicas y especialmente el RD.4/2010 Esquema Nacional de Interoperabilidad y el RD 3/2010 Esquema Nacional de Seguridad el RD 3/2010 y las leyes 39/2015 y 40/2015, asi como el recientemente aprobado RD 203(2021 que desarrolla dichas leyes, está llevando a una completa revisión de normas, procesos y herramientas.

Proceso reforzado por lo dispuesto en la Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía  en el TÍTULO III: La gestión documental CAPÍTULO I Concepto y funciones de la gestión documental.

Las  funciones archivísticas aplicadas a los documentos que configuran  la gestión documental son la identificación, la valoración, la organización, la descripción, la conservación, la custodia, el acceso y el servicio. Así la gestión documental implica según el art. 54:
a) La definición de los sistemas de información, con el fin de garantizar la capacidad de estos sistemas para generar los metadatos necesarios que han de asociarse al documento para su adecuada gestión archivística.
b) La regulación de los procedimientos, con objeto de determinar los criterios de valoración para la selección, transferencias de la custodia y para el acceso.
c) El diseño de los documentos, para garantizar su autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualización.